Comité Social et Économique (CSE)
Comité social et économique (CSE) : tout ce qu’il faut savoir
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, le Comité Social et Économique (CSE) a remplacé l’ensemble des anciennes instances représentatives du personnel. Créé par les ordonnances Macron du 22 septembre 2017, il met fin aux délégués du personnel, au comité d’entreprise et au CHSCT. Or, la mise en place de ce nouveau dispositif est strictement encadrée, donnant lieu à des formalités et obligations particulières.
Premier changement notable : le mode de calcul du seuil d’effectifs rendant obligatoire la création d’un comité social et économique. Ainsi, l’entreprise doit avoir employé au minimum 11 ou 50 salariés pendant 12 mois consécutifs (au cours des trois années précédant l’élection des représentants du personnel). Une condition plus restrictive qu’auparavant, puisque les 12 mois pouvaient être consécutifs ou non.
Mais la mise en place d’un CSE, ainsi que l’élection de ses membres, impliquent bien d’autres obligations. Ces formalités varient largement en fonction de la taille du comité et de la société, mais aussi selon sa structure et son activité. Pour aider votre entreprise à s’y retrouver et à faire le point sur sa situation, voici un tour d’horizon de tout ce qu’il faut savoir sur le comité social et économique.
Les obligations légales liées au CSE
La création d’un Comité social et économique est obligatoire pour toute entreprise d’au moins 11 salariés. Mais la mise en place de cette instance représentative du personnel donne lieu à plusieurs obligations supplémentaires. Ainsi, un certain nombre de documents doivent être impérativement rédigés :
- Convocation des syndicats
- Liste électorale
- Feuilles d’émargement
- Notes de service
- Préparation des procès-verbaux
En outre, l’organisation des élections du personnel doit suivre des règles strictes portant sur la mise en place d’un bureau de vote, la création des bulletins ou encore le vote par correspondance. Enfin, l’établissement du CSE impose un certain nombre de démarches et de déclarations auprès de l’Administration.
Ainsi, si la création d’un CSE est obligatoire, sa mise en place est aussi soumise à un cadre juridique strict. D’où la difficulté pour les entreprises de faire cette démarche dans les règles… Et pourtant, le non-respect de ces diverses obligations légales peut avoir des conséquences lourdes.
L’entreprise risque ainsi :
- De recevoir des sanctions pouvant atteindre 1 an d’emprisonnement et/ou 3750 euros d’amende pour délit d’entrave,
- De ne pas pouvoir bénéficier de certaines exonérations de charges (PEE, PERCO…),
- De ne pas pouvoir mettre en œuvre certaines procédures de licenciement,
- De se retrouver dans l’incapacité de mettre en place un règlement intérieur.
Besoin d’aide pour la mise en place de votre CSE ?
La mise en place des représentants du personnel dans votre entreprise peut être un véritable casse-tête. C’est pourquoi le cabinet d’expertise comptable DBF Audit vous accompagne tout au long de cette démarche avec :
- Une analyse détaillée de vos effectifs
- La création d’un calendrier encadrant la désignation des représentants du personnel dans le respect des délais légaux
- La rédaction de tous les documents obligatoires
- Une aide à l’organisation du vote
- La réalisation des déclarations nécessaires auprès de l’Administration
La mise en place du règlement intérieur du CSE
Parmi les obligations légales du CSE, la création d’un règlement intérieur revêt une importance particulière. Ce document détermine les modalités de fonctionnement du comité, ainsi que ses rapports avec les salariés. Les clauses de ce règlement doivent être conformes à des dispositions légales existantes (sauf accord exprès de l’employeur). Cet engagement unilatéral peut d’ailleurs être dénoncé par l’employeur, à condition de respecter un délai raisonnable et d’informer les représentants du personnel.
En principe, le règlement intérieur est rédigé librement par les membres du CSE. Toutefois, ses dispositions ne doivent pas être contraires à la législation (règles de fonctionnement légales du CSE et ordre public). En outre, elles ne peuvent pas imposer à l’employeur des obligations qui excèdent celles prévues par la loi.
Parmi les principales clauses devant apparaître au sein du règlement intérieur, on distingue notamment :
- Le mode de fonctionnement du comité : bureau, secrétaire, trésoriers, adjoints…
- Les modalités de vote pour les élections du personnel
- La définition des commissions du CSE, qu’elles soient obligatoires ou facultatives
- L’organisation des réunions et leur fonctionnement
- Les conditions d’accès aux activités sociales et culturelles proposées aux collaborateurs
Au niveau comptable, les modalités d’arrêté des comptes annuels doivent aussi apparaître dans le règlement. Il en va de même pour les conditions d’établissement du rapport d’activité et de gestion.
Les “grands CSE” doivent aussi prévoir certaines modalités particulières ;
- Établissement du compte rendu annuel ou de la commission des marchés
- Fonctionnement de la commission des marchés.
Concernant l’application du règlement intérieur, elle n’est pas remise en cause en cas de renouvellement du CSE. Sa durée d’application est d’ailleurs généralement fixée lors des premières réunions et inscrite au sein même du règlement. Il peut cependant être modifié librement avant la date limite.
Attention à la validité de votre règlement intérieur !
Le règlement intérieur du CSE est un document de première importance, qui doit respecter un cadre juridique strict. Chaque disposition doit donc être contrôlée attentivement pour s’assurer qu’elle est parfaitement valide. En outre, la suppression d’une modalité a posteriori nécessite un vote à la majorité : une véritable perte de temps !
Ici, l’accompagnement d’un juriste ou d’un expert-comptable est précieux. Après une analyse approfondie de l’entreprise, un spécialiste sera en mesure de rédiger à vos côtés un règlement intérieur parfaitement légal, tout en répondant à vos besoins spécifiques. Vous bénéficiez également d’un suivi pour l’application et la mise en œuvre du règlement, qui peut être une étape complexe.
Le déroulement des élections professionnelles du CSE
Autre étape décisive pour la mise en place du comité social et économique : l’élection des délégués du personnel, qui implique elle aussi de nombreuses formalités.
En premier lieu, l’employeur a un devoir d’information envers :
- Le personnel : à partir du moment où le seuil de 11 salariés est dépassé, les collaborateurs doivent être informés de la tenue des élections, tous les 4 ans. Il est nécessaire de communiquer la date envisagée pour le premier tour, qui doit avoir lieu dans les 90 jours suivant sa communication.
- Les organisations syndicales : elles doivent être informées des élections, mais aussi être invitées à discuter du protocole d’accord préélectoral. Cette invitation doit être envoyée au minimum quinze jours avant la première réunion de négociation. Les organisations syndicales doivent également établir les listes de leurs candidats au comité social et économique. Dans les sociétés de 11 à 20 salariés, la négociation avec les organisations syndicales est obligatoire si au moins un collaborateur a déclaré sa candidature (dans les 30 jours suivant la communication de la date).
La définition du protocole revêt également une importance particulière. Celui-ci permet notamment de fixer :
- Le nombre de sièges au CSE,
- Le nombre d’heures de délégation de chaque représentant (qui doit être au moins égal au minimum prévu dans la loi).
Pour être valide, ce protocole doit être accepté (et donc signé à la majorité) par les organisations syndicales. En outre, les organisations représentatives ayant reçu la majorité des suffrages lors des élections professionnelles précédentes doivent absolument faire partie des organisations signataires. Si les négociations n’aboutissent pas à un accord, le tribunal judiciaire est compétent pour fixer les modalités du protocole préélectoral.
Les caractéristiques du scrutin
L’élection des délégués du personnel est un scrutin avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Elle peut se dérouler sur 2 tours ou sur un seul tour.
Le personnel est réparti en plusieurs collèges électoraux :
- 1ᵉʳ collège : ouvriers et employés,
- 2ᵉ collège : ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés,
- Un troisième collège facultatif (dit collège “cadres”) peut également être constitué si le second collège comprend au moins 25 salariés.
Bon à savoir : Dans les entreprises d’au moins 501 salariés, les membres du 2ᵉ collège doivent également élire (dans les mêmes conditions) un délégué titulaire. |
La répartition du personnel et des sièges dans les différents collèges électoraux est fixée par l’accord préélectoral. Faute d’accord préalable, la DIRECCTE du siège de l’entreprise a le pouvoir de décider de cette répartition (selon des modalités prévues par la loi). Cela implique toutefois qu’au moins une organisation syndicale a participé à la négociation avec l’employeur. Si aucun syndicat n’a répondu à l’invitation à négocier, l’employeur peut répartir lui-même le personnel et les sièges dans les différents collèges.
Enfin, le nombre et la composition des collèges électoraux peuvent être modifiés par un accord, qui doit être signé par toutes les organisations syndicales représentatives.
Zoom sur la CSSCT
Avec l’arrivée du CSE, le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail a disparu au profit d’un nouveau dispositif. Une commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) est aujourd’hui obligatoire au sein du CSE pour :
- Les entreprises de 300 salariés et plus ;
- Les établissements distincts d’au moins 300 salariés ;
- Certains établissements ayant des caractéristiques très spécifiques (mentionnés à l’article L. 4521-1 du code du travail) : sites comprenant une installation nucléaire de base ou classés Seveso, par exemple.
Dans les entreprises de moins de 300 salariés, l’inspection du travail peut également imposer la mise en place d’une CSSCT. Cette mesure peut être rendue nécessaire à cause de la nature de l’activité, ou encore de l’équipement des locaux.
La CSSCT intervient, en lieu et place du CSE, sur toutes les questions liées à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail. Seules exceptions : le recours à un expert extérieur, ainsi que les attributions consultatives. Autrement dit, la CSSCT ne peut pas émettre un avis à la place du CSE.
Quant à ses modalités de fonctionnement, elles doivent être fixées par un accord d’entreprise (mentionné à l’article L. 2315-41). Les éléments suivants doivent notamment être définis :
- Le nombre de membres de la commission santé sécurité et conditions de travail,
- Les missions de la CSSCT et leurs modalités d’exercice,
- Le nombre d’heures de délégation des membres de la commission pour l’exercice de leurs fonctions,
- Les modalités de formation des membres de la CSSCT (articles L. 2315-16 à L. 2315-18),
- Les moyens alloués à la formation.
À noter : il doit s’agir d’un accord majoritaire, sans possibilité de référendum.
Concernant la composition de la CSSCT, cette dernière est présidée par l’employeur (ou par son représentant). Elle est également composée par trois représentants du personnel, dont au moins un issu du 2ᵉ ou du 3ᵉ collège (s’il existe).
Le CSE désigne les membres de la CSSCT parmi ses propres membres, titulaires ou suppléants. Une résolution, adoptée à la majorité des membres présents lors du vote, est nécessaire. Les membres de la CSSCT sont élus pour une durée égale à celle du mandat des représentants du CSE.
L’accord peut prévoir une attribution à la CSSCT de tout ou partie des attributions du comité social et économique. Auquel cas, il est nécessaire d’inviter aux réunions de la commission :
- Le médecin du travail,
- L’agent de contrôle de l’inspection du travail,
Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Le financement et le budget du CSE
Le comité social et économique dispose de deux budgets différents :
- Un budget de fonctionnement, similaire à celui du comité d’entreprise (CE),
- Un budget dédié aux activités sociales et culturelles (ASC).
Ainsi, l’employeur est tenu de verser au CSE une subvention de fonctionnement qui dépend de la taille de l’entreprise. Il prend également en charge les activités sociales et culturelles. Chacun de ces deux budgets possède ses propres caractéristiques et leur gestion diffère de celle du budget du comité d’entreprise.
Les différences avec le budget du comité d’entreprise
En matière de financement, le CSE présente plusieurs différences notables avec l’ancien comité d’entreprise. Tout d’abord, la base de calcul des subventions de fonctionnement des activités sociales et culturelles n’est plus la même. Alors que l’on se basait sur la masse salariale brute pour le CE, le calcul s’appuie aujourd’hui sur la masse salariale issue des déclarations nominatives (DSN). Cette dernière exclut d’ailleurs les indemnités légales, conventionnelles et transactionnelles liées à la rupture du contrat de travail.
Autre différence majeure avec le comité d’entreprise : le transfert de surplus entre les deux budgets. Le reliquat du budget lié aux ASC peut ainsi être transféré vers le budget de fonctionnement (dans la limite de 10 % de ce reliquat). Le transfert est également possible dans l’autre sens.
Toutefois, cette opération ne peut avoir lieu qu’à la fin de l’exercice comptable. La somme transférée et ses modalités d’utilisation doivent apparaître dans les comptes annuels ou dans le rapport d’activité du CSE.
Attention ! Les subventions doivent toujours être utilisées pour servir leur objectif final, même si un surplus a été transféré d’un budget à l’autre. |
Une partie du reliquat du budget dédié aux ASC peut également être versé à des associations. Cependant, cette opération doit être décidée par délibération et ne doit pas dépasser 10 % de l’excédent. Les destinataires des sommes doivent être clairement précisés, ainsi que la répartition de l’excédent transféré. Les actions locales ou régionales à portée humanitaire doivent être favorisées. Là encore, ce type de transfert doit apparaître dans les comptes annuels ou dans le rapport d’activité du CSE.
Le budget de fonctionnement du CSE
Le budget de fonctionnement permet aux représentants du personnel d’exercer pleinement les attributions qui leur ont été confiées. Il est utilisé dans de nombreuses situations :
- Le financement de la formation des membres du CSE, que ce soit pour la gestion du budget ou l’exercice de leurs attributions ;
- Le recours à un consultant externe pour accompagner l’entreprise aux niveaux stratégique et économique (expert-comptable, notamment) ;
- Le remboursement des frais de diffusion et d’impression des documents officiels liés au comité social et économique ;
- Le remboursement des frais de déplacement des représentants du personnel.
Chaque année, l’employeur est tenu de verser une subvention de fonctionnement au CSE, dont le montant est égal à :
- 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à 2000 salariés ;
0,22 % de la masse salariale brute dans les entreprises de plus de 2 000 salariés.
Le budget des activités sociales et culturelles (ASC)
Le budget des ASC est dédié au financement d’actions diverses, dans l’intérêt des collaborateurs. Pris en charge par l’employeur, il est défini librement par le biais d’un accord d’entreprise. Il peut aussi être calculé sur la base d’un pourcentage de masse salariale. Dans tous les cas, il ne peut être inférieur au total des dépenses sociales de l’entreprise au cours des 3 dernières années (précédant la prise en charge des ASC par le CSE).
Accessibles à tous les salariés, les activités sociales et culturelles peuvent être proposées :
- Dans le cadre de l’entreprise uniquement (team building, par exemple)
- Aux familles des collaborateurs : visites culturelles, loisirs, événements, Noël…
Le cas particulier des entreprises multi-établissements Les sociétés possédant plusieurs CSE d’établissements doivent déterminer leur budget ASC au niveau de l’entreprise entière. La somme est ensuite divisée au prorata de la masse salariale de chaque établissement. |
Les obligations comptables du CSE
Le CSE est soumis à différentes obligations comptables qui varient notamment en fonction de leur taille. Il faut distinguer :
- Les petits CSE : ressources annuelles inférieures à 153 000 € ;
- Les CSE moyens et grands : ressources annuelles supérieures à 153 000 €.
Pour séparer les CSE moyens et les grands CSE, il faut examiner trois critères “seuils” :
- 50 salariés ;
- 1,55 M € de total de bilan ;
- 3,1 M € de ressources.
Si le comité dépasse deux de ces trois critères, il est considéré comme un grand CSE. Dans le cas contraire, il est un CSE moyen.
Les obligations comptables des petits CSE
Les petits CSE disposent d’une comptabilité très simplifiée qui consiste principalement à tenir un livre des recettes et des dépenses. Ce dernier doit retracer, dans l’ordre chronologique, les dépenses effectuées et les recettes perçues, en distinguant le budget de fonctionnement et le budget ASC.
Chaque année, le petit CSE doit également établir un état de synthèse conforme au règlement de l’ANC (Autorité des normes comptables). Il doit également créer un état de synthèse de son patrimoine et de ses engagements en cours : biens et placements, billetteries, créances, disponibilités, emprunts et dettes…
Les obligations comptables des CSE moyens
Les CSE moyens bénéficient également d’une comptabilité simplifiée, bien qu’elle soit plus complexe. En effet, ils doivent établir un bilan, un compte de résultat et une annexe comptable à la clôture de l’exercice. En revanche, au cours de l’année, une comptabilité de trésorerie basique est suffisante (enregistrement des recettes et dépenses). Les créances et les dettes peuvent quant à elles être enregistrées en fin d’exercice. Enfin, la distinction entre budget de fonctionnement et budget ASC doit, bien entendu, être respectée.
Le recours obligatoire à un expert-comptable Les CSE moyens doivent obligatoirement faire appel à un expert-comptable pour réaliser la présentation des comptes. Le coût de cette mission est affecté au budget de fonctionnement. |
Les obligations comptables des grands CSE
Les grands CSE, quant à eux, sont soumis à la comptabilité de droit commun. Ainsi, les créances et les dettes doivent être comptabilisées tout au long de l’année, tout comme les dépenses et les recettes. Évidemment, un bilan, un compte de résultat et une annexe doivent être établis à la clôture de l’exercice. Enfin, les grands CSE ont l’obligation de nommer un commissaire aux comptes.
Les obligations comptables générales du CSE
Outre les règles spécifiques aux CSE de différentes tailles, il existe également des obligations communes à tous les comités.
En premier lieu, l’arrêté des comptes du CSE est effectué par des membres désignés par le comité. Cette opération doit respecter les modalités prévues dans le règlement intérieur.
Les comptes doivent ensuite être approuvés par les représentants du personnel réunis en séance plénière, au maximum 6 mois après la clôture de l’exercice. Cette réunion “extraordinaire” doit être entièrement dédiée à l’approbation des comptes et faire l’objet d’un procès-verbal unique. À noter que les élus du CSE doivent pouvoir analyser les comptes avant leur approbation. Le projet de comptes doit donc être adressé à chaque représentant, au plus tard 3 jours avant la réunion plénière.
Vient ensuite le rapport d’activité et de gestion du CSE. Celui-ci doit être rédigé par le trésorier selon les modalités prévues dans le règlement intérieur. Après son approbation lors de la réunion plénière, le document est diffusé à tous les salariés. Véritable outil de communication, il permet notamment de présenter aux collaborateurs les actions menées par le comité social et économique.
Enfin, tout CSE a pour obligation de conserver des archives comptables. Les pièces et documents doivent ainsi être gardés pendant 10 ans (à partir de la date de clôture de l’exercice).
La mise en place d’un comité social et économique est strictement encadrée par la loi et donne lieu à une multitude d’obligations. Dans ce contexte, l’accompagnement d’un cabinet d’expertise comptable est indispensable, et même obligatoire dans certains cas de figure. DBF Audit vous apporte un accompagnement personnalisé tout au long de la mise en place de votre CSE. De l’analyse de vos effectifs aux documents comptables, en passant par l’organisation des élections, nous vous aidons à avancer en toute sérénité.
